전표 개념 정리

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데이비드 2021.06.04 19:21

FI 용어 정리

전통적으로 계정 (Account) 이라고 하면 경리 (재무회계) 에서 기표가 이루어지는 대상이 되는 계정과목 또는 계정코드를 의미한다. 그러나 SAP 에서는 Account 의 개념을 보다 확장하여 사용하고 있으므로 주의를 요한다. SAP 에서는 다음과 같이 Account 를 다섯 가지의 유형으로 구분하고 있으며, 이러한 유형구분을 Account Type 이라고 한다.

Account Type 내 용 M G/L 계정 (전통적인 계정과목/계정코드)

S Customer (판매거래처, 기존의 거래처코드)

D Vendor (구매거래처, 기존의 거래처코드)

K Asset (고정자산 번호, 기존의 자산번호)

A Material (재고자산(자재)번호)

이렇게 Account 의 개념범위를 확장한 것은 계정과목 중심의 총계정원장 (General Ledger) 상의 금액과 거래처나 고정자산 번호, 자재번호 중심의 보조부 (Sub-ledger) 상의 금액을 일치시키고, 물류프로세스의 재무회계와의 통합성을 가능하게 하기 위해서 이다.

즉, 전통적으로 AR (매출채권), AP (매입채무), 고정자산등과 관련된 회계전표를 기표하는 경우 해당 계정코드를 지정하고 금액을 입력한 후, 거래처나 고정자산 관련 정보를 전표상의 관리항목으로 관리하는 방식을 택하고 있는 데에 반하여, SAP 는 해당 Customer, Vendor, Asset 번호를 마치 기존의 계정코드인 것처럼 기표를 하면, 그 와 연결이 되는 계정코드(SAP의 G/L Account)는 자동으로 결정되는 방식으로 되어 있다.

마스터 레코드 입력을 제어하는 속성들의 요약으로 각 마스터 레코드는 하나의 계정

차변 값과 대변 값은 동일해야 하며 회계거래를 전기 할 때 시스템은 계정 잔액을 갱신한다. 회계거래는 사업거래를 시스템에 기록한다

SAP가 표준으로 제공하고 있는 기능이나 프로세스가 회사의 실정에 비추어 부족하거나 부 적합 하다고 판단이 되는 경우에는 일부 기능을 개발하거나 표준 기능/프로세스를 변경하는 경우가 있다.

CBO (Customer Bolt-On) 는 Enhancement 라고 불리기도 하는데, SAP R/3 의 표준기능, 테이블들에 영향을 미치지 않는 상태에서 추가 기능을 개발하는 것을 말한다. 추가적인 Report의 개발은 일반적으로 CBO 라고 표현하지 않는다. Modification 은 SAP 의 표준기능을 직접 변경하는 것으로서, 기술적으로는 Source code나 표준 Table의 필드를 변경하는 작업을 말한다.

일반적으로 SAP 사는 Modification 은 권고하지 않는데, 그 이유는 SAP의 전체적인 기술구조에 전표 개념 정리 대한 명확한 이해가 없는 상태에서 표준 Source Code나 테이블을 건드리는 작업이 예기치 못한 다른 영향을 미칠 수도 있기 때문이다. 또한 Modification 의 내용은 Version Up 시 반영이 되지 않으므로 이를 계속적으로 유지 보수 해야 하는 부담도 회사가 감수해야 한다.

Payment or Pay back으로 번역

한자로는 返濟로 쓰는데 사전적 의미로는 빌렸던 돈을 다 갚음

계정내의 미결사항을 정리 ( 예 : 지급 ) 하는 절차 . 미결항목은 계정의 반대쪽 차변 또는 대변에 동일한 금액을 입력함으로써 반제된다 . 예 : 고객이 대금을 지불하면 이와 관련된 외상매출금이 반제된다 .

일반적으로는 CS (Client-Server) 환경 하에서 End User 들이 사용하고 있는 PC 들을 Client 라고 부르지만 SAP R/3 상에서의 Client 는 이와는 다른 의미를 갖는다. 한 회사에 SAP 를 설치한다고 하면 일반적으로 하나의 Database Server 를 설치하는 것을 의미하는데 (SAP 는 3 Tier Architecture를 기본으로 하고 있는데, 이는 DB Server, Application Server, Presentation Server 의 구조를 의미한다), DB 상에서 Data 들이 나누어지는 최상위 단위가 Client 이다. (예외적으로 국가나 통화등에 대한 정의사항등과 같이 특정 Client 와 무관하게 (Client Independent) 관리되는 Data 들도 있다). 따라서 SAP R/3 시스템에 Logon 을 하는 경우 User name, Password 와 함께 반드시 Client (숫자 3자리) 의 이름을 입력해야 한다.

기술적으로는 시스템 내에 존재하는 Data 들이 저장되어 있는 Table 들의 대부분은 Client 를 Key Field 에 포함하고 있는 것으로 이해할 수 있다.

한편 업무적으로는 Client 는 Data 집계의 최상위 단위이므로 그룹전체를 의미하는 것으로 볼 수도 있으나 (SAP 내에서 사용되는 조직구조를 설명하는 경우 Client 가 계층구조상의 최상위 단위로 제시되는 경우가 흔함), 실질적으로 그룹 대부분의 회사가 하나의 DB Server 하의 하나의 Client 를 사용하고 있는 상황이 아니라면 그 의미는 아니라고 볼 수 있다.

다음과 같은 마감 절차들과 관련된 업무들의 계획과 수행

거래행위의 증빙자료. SAP 는 SAP 전표와 송장, 수표, 은행잔고 명세서등과 같은 일반적인 전표를 구별한다. SAP 전표에는 회계전표, 샘플전표, 반복입력전표 등이 있다. 회계전표는 시스템에 사업거래를 기록하고 샘플전표와 반복입력 전표는 Data 입력을 간편하게 하기위해 사용된다.

Document 라는 용어는 SAP 의 모듈 전체에서 사용된다. 즉, FI 의 Accounting (FI) Document, CO 의 CO Document, MM 의 Material Document, SD 의 SD Document 또는 Sales Document 등이 그 예이다. 재무회계상의 거래나, 물류상의 Transaction 에 대해 SAP 는 그 거래처리의 내용을 담고 있는 Object 를 Document 라고 부르고 있다. 예를 들어 MM 의 Material Document라 함은 자재전표로 해석 할 수도 있으며, 원재료, 제품 등의 입고, 출고, 이동 등의 기록을 담고 있다.

FI 의 Document는 회계전표(Accounting Document) 를 말한다. FI 의 회계전표는 Header 와 Line Item 의 2 단계구조로 되어 있으며, Header 에는 그 전표에서 공통적으로 사용되는 사항들 (예를 들어,전표유형, 기표일자, 증빙일자, 거래통화, 회사코드, 적요, 참조번호 등) 이 저장되며, Line Item 에는 차/대변의 각각의 계정관련 사항들 (Account, Posting Key,금액, 비용귀속부서 (Cost center), 참조번호, 적요 등) 이 저장된다.

구매처 송장과 같은 전표가 원래 준비된 일자. 이 날짜는 전기일자와 일치하지 않을 수 있다. 증빙일,세금계산서 발생일

전표일자,전표번호와 같은 전표에 관련된 전반적인 정보를 담고 있는 전표의 일부분

회계년도 동안 회사코드에서 발생한 모든 거래를 파악할 수 있는 키

12. Documnet Type

전기 될 거래를 구분하는 키로 고객,구매처 ,총계정원장등과 같은 계정 유형들 중 어떠한 유형의 계정에 전기할 것인지를 결정짓는다

같은 금액의 다른 전표를 동일한 계정의 반대쪽에 전기함으로써 전표를 역 분개하는 것

자재 또는 서비스를 조달할 수 있는 외부 공급원.

회계 처리 전표작성일 전표 개념 정리 or 전표작성이 되어야 하는 날짜

대 ( 貸 ) 주로 ' 대여 ' 또는 ' 대출 (lend)' 과 같이 ' 채권 ' 또는 ' 채권자 (creditor)' 와 관련

차 ( 借 ) 주로 ' 차용 ' 또는 ' 차입 (borrow)' 과 같이 ' 채무 ' 또는 ' 채무자 (debtor)' 와 관련

상품의 거래나 서비스의 제공과정에서 얻어지는 부가가치에 대하여 과세하는 세금

부가가치세 = 매출세엑 - 매입세액

특정 직무를 수행하는 사업부 또는 부서를 말한다.

매출자가 세금계산서 기재사항 및 매출자의 공인인증서에 의해 전자서명을하고 매입자에게 이메일 교부

매입자가 세금계산서 기재사항을 작성하여 매출자에게 보내주고 매출자는 세금계산서 기재사항을 확인하여 매출자의 공인인증어에 의해 전자성명을 하여 매입자에게 교뷰

현금이 지출되었지만 아직 거래가 완결되지 않거나 용도가 불분명하여 계정과목이나 금액 등을 확정할 수없을 때 이를 일시적으로 처리하는 자산계정

. . .

회계학에서 대체전표는 현금 수지에 관계가 없는 대체 거래에 사용되는 전표를 말하며 전표의 인쇄는 흑색으로 되어있다. 전표의 기입 방법에는 보통분개법과 현금식분개법이 있다. 보통분개법은 보통의 분개를 그대로 기입하는 방법이며, 현금식분개법은 대체거래를 현금거래로 간주하여 입금거래와 출금거래로 분리하고, 대체전표 차변에 입금거래를, 대변에 출금거래를 기입한다. 따라서 차변은 입금전표이며, 대변은 출금전표에 해당한다고 할 수 있다.

- 현금전표(現金傳票)

대체전표에 상반된 개념의 전표로서 입금전표와 출금전표가 있다.

- 입금전표(入金傳票)

현금의 입금 및 수입이 있는 거래만을 기록하는 전표이며 전표의 인쇄는 적색으로 되어있다. 일반적의 기업의 활동 과정에서 현금의 입금과 출금의 거래는 무수히 나타나며 거래 금액도 큰 금액에서 아주 전표 개념 정리 적은 금액까지 다양하게 발생된다. 따라서 무수히 많이 발생되는 입금거래마다 현금계정을 기입하는 전표를 작성하게 되면, 업무량이 많아 질 뿐만 아니라 그 업무효율이 현저히 낮아진다. 그러므로 입금전표를 사용하는 것이다.

- 출금전표(出金傳票)

현금의 전표 개념 정리 지출이 있는 거래만을 기록하는 전표이며 전표의 인쇄는 청색으로 되어있다. 즉, 기업의 활동 과정에서 빈번히 발생되는 출금거래 마다 현금계정을 기입하는 것이 번거롭고 비효율적이기 때문에 사용되는 출금전표이다.

다. 팁(Tip)

- 보이스피싱(Voice Phishing)

보이스피싱은 예방과 즉시대처 중요하다. 대표적인 보이스피싱 유형은 수사기관 사칭형, 금융기관 사칭형, 납치 및 공갈형, 친분관계를 이용한 메신저 피싱형, 대출사기형, 환급금 빙자형, 신용카드 연체도용 빙자형, 스마트폰 App을 이용한 조건만남 빙자형으로 현금을 입금하게 유도한다. 이로 인해 피해가 발생한 경우에는 거래은행 또는 국번없이 112에 신고하고 피해가 발생하지 않아도 국번없이 1336으로 주민등록번호 등 명의도용 피해를 신고한다.

어느 것이든 처리가 될 때는 일정한 절차를 거치게 됩니다. 특히 그것이 회사일이라면, 수많은 결재 과정을 거쳐야 하는데요. 오늘 잡코리아에서는 회사 일을 처리하며 수시로 접하는 각종 서류들에 대해 소개해 드리려고 합니다.

[목차]

1. 품의서
2. 지출결의서
3. 세금계산서 전표 개념 정리
4. 전표
5. 기안서
6. 제안서
7. 보고서

1. 품의서

품의서란 기업에서 근로자가 결재권자에게 특정 사안에 대한 승인을 요청하는 서류입니다. 주로 물품 매입, 출연금 교부 등 회사 경비 지출 시와 업무 진행 등으로 결재가 필요할 때 사용합니다.

1. 제목: 작성 목적을 한 눈에 알 수 있도록 핵심문구로 간결하고 명확하게 작성

2. 본문: 첫행에 품의서 작성사유를 간단명료하게 기재한 후 목적과 기대효과 등 본론을 요약하여 기술. 현재 진행 중인 건이라면 진행 상황과 향후 전망을 함께 기술

3. 예산과목: 세목까지 상세하게 기재
*내용이 다소 복잡할 경우 별지에 작성하여 첨부

2. 지출결의서

지출결의서는 기업에서 지출이 발생했을 때 사용하는 서류입니다. 품의를 생략하는 곳도 있지만대개는 품의에 근한 지출 발생 시 사용합니다. 지출결의서는 올바른 자금 집행 및 회계 처리와 관련되어 있기에 지출일자, 지출금액, 결제 조건, 사용처 등 필요한 항목을 모두 기재하고 증빙서류 등을 첨부해야 합니다.

1. 입금 결의서: 기업으로 입금 사항이 발생할 경우 사용

2. 지출 결의서: 기업 내부에서 외부기관/기업으로 지출이 발생했을 때 사용

3. 대체 결의서: 상품의 외상 매입 등 현금의 입금 또는 출금이 없는 대체거래 발생 시 사용

3. 세금계산서

세금계산서란 세금계산서란 재화 또는 용역을 공급하고, 이에 대해 부가가치세를 포함하여 거래하였다는 사실을 확인하는 문서입니다.

1. 송장의 역할(일반거래), 청구서의 역할(외상거래), 대금영수증의 역할(현금거래)

2. 기장에 있어 기초적인 증빙자료

3. 매출세액과 매입세액의 적정성 여부를 확인하는 자료, 법인세의 과세자료

1. 세금계산서
일반과세 사업자가 재화, 용역을 부가가치세를 포함한 금액으로 제공하였다는 거래 내역을 증명하는 서류 (공급가액 및 부가가치세액 필수 기재)

2. 계산서
사업자가 면세 재화, 용역을 제공하고 발급하는 것으로 세금계산서와 달리 공급가액만 기재

3. 영수증(간이영수증)
과세의 의무를 가지는 과세업자가 서비스나 물품을 상대방에게 제공한 후 발행해주는 약식 세금계산서

4. 현금영수증
소비자가 사업자로부터 물건을 사거나 서비스를 제공받고 현금으로 지급할 때 국세청과 연계된 시스템을 통하여 발급

4. 전표

전표란 일정한 거래를 유형별로 기록하고 관리하기 위하여 회계거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식입니다. 전표가 모이면 장부의 역할을 하기 때문에 회사에서는 기본적으로 전표를 가장 기본적인 자료로 이용하고 있는데요. 일반적으로 사용하는 전표로는 입금전표, 출금전표, 대체전표, 분개전표 등이 있습니다.

1. 입금전표: 현금이 들어오는 거래를 기입하는 전표(입금거래)
*입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표상의 계정과목에는 대변 계정만 작성.
*입금의 상대 계정과목이 두 개이면 두 장의 전표를 작성.

2. 출금전표: 현금이 지급되는 거래를 기입하는 전표(출금거래)
*출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표상의 계정과목에는 차변계정만 작성.

3. 대체전표: 대체거래에 사용되는 전표
*현금의 입금과 출금의 변동이 없는 거래(대체거래)와 두 개 이상의 거래가 복합된 경우(기타거래)에 사용. *차변의 금액과 계정과목 항목에는 거래를 분개한 내용 중 차변계정과목과 금액을 기입.

4. 분개전표: 일정기간 동안의 거래 내용을 요약, 정리한 표로써 거래 내용을 보통 분개장과 같은 형식으로 기입할 수 있도록 고안된 전표
*차변의 계정과목과 금액란에는 거래를 분개한 내용 중 대변 차변 계정과목과 금액을 기입.

5. 기안서

기안서는 어떤 사항의 문제해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 서류입니다. 어떤 안건을 진행하기 위해 그것을 발의 및 설명하고 결재권자의 검토와 허락을 요구하는 것인데요. 품의서 역시 특정 사안의 진행의 허락을 구하는 문서인데요, 기안서가 조금 더 포괄적인 개념이라고 할 수 있습니다. 기안서를 통해 허락 받은 일을 추진하며 생기는 비용이나 집행 사항 등에 대한 허락을 품의서를 통해 구한다고 생각하시면 됩니다.

6. 제안서

제안서는 고객사로부터 제안 받은 사업을 어떻게 수행할 것인지를 포괄적으로 정리한 서류이자 기업이 가지지 못한 서비스(또는 제품)을 제안 받을 때 사용되는 문서입니다.

1. 제휴제안서: 기업과 기업간 일정한 역할을 정하고 그 이익을 공평하게 나누고자 할 때 작성.

2. 영업제안서: 기업이 보유하지 못한 제품(구성품 포함) 및 서비스 일체를 일목요연하게 구성하여 설명을 할 경우 작성.

3. 용역제안서: 기업의 핵심역량을 제외한 나머지 부분을 아웃소싱의 형태로 진행할 경우 작성

4. 투자제안서: 기업의 핵심기술 및 서비스를 통해 발전 가능성을 제시하고 여기에 필요한 제반사항(자금, 기술, 인력, 시설물, 기타)에 대해 지원을 요청할 경우 작성.

5. 개발제안서: 정식 개발 제안요청서를 받아서 일을 진행할 경우 또는 정식 개발 제안요청서 없이 구두로 제안서를 제시할 때 작성

6. 컨설팅제안서: 기업이 안고 있는 제 문제점을 면담이나 서류를 통해서 인지함과 동시에, 해당 기업의 문제점 해결을 제시할 때 작성.

7. 입점제안서: 프랜차이즈, 대형 유통사, 점포 등 오프라인 형태 및 쇼핑몰, 콘텐츠, 서비스 등 온라인 형태의 사업 참여 시 작성.

7. 보고서

보고서는 상위 부서 및 상급자에게 특정 업무 현황을 보고하기 위해 작성하는 문서입니다. 이를 통해 상사는 보고자에게 적절한 지시나 조언을 해줄 수 있으며 이렇게 문서화된 보고서는 업무를 진행하며 지속적으로 쓰일 수 있습니다.

1. 기본보고서: 일반적인 업무에 관해 정기적으로 보고하는 문서
일일 보고서, 주간 보고서, 월간 보고서, 연간 보고서, 출장 보고서, 회의 보고서 등

2. 의견보고서: 보고자의 의견이나 아이디어, 제안사항 등을 제시하는 보고서
제안서, 기획스, 품의서 등

3. 상황보고서: 사고, 클레임, 문제점 등에 관한 실태와 정보를 정리하는 보고서
사고 보고서, 클레임 보고서, 경위서(시말서) 등

SAP 용어 - GR / IR Clearing 알아보기

GR 은 Goods Receipt이며 입고 또는 전표 개념 정리 상품입고를 의미하고, IR 은 Invoice Receipt 이며 송장 또는 송장 접수를 의미합니다.

일반적으로 기업에서 구매처로부터 자재나 상품을 구매하는 경우에 물품을 받고 그에 대한 대금을 지불하게 됩니다.

예를 들어서 3,000원의 자재를 현금으로 구매하게 되면 아래 그림의 1번과 같은 전표가 생성됩니다.

이런 경우에는 GR/IR과 같은 조정 계정이 필요하지 않습니다.

그러나 매번 현금으로 구매를 하지 않는 경우가 많습니다.

실제 대금 지급은 1개월 단위나 기간을 협의하여 지급하는 경우가 대부분입니다.

이런 경우에는 위 그림에서 2번과 같은 전표가 생성됩니다.

자재를 구입할 때 채무 계정이 발생되고 대금을 지급할 때 반제 즉, Clearing 작업을 진행하게 됩니다.

이런 형태의 경우에도 /GR/ IR 조정 계정은 필요하지 않습니다.

만약 자재를 입고 받는 부서와 구매처에서 발송하는 인보이스를 접수하는 부서가 다른 경우에는 아래 3번과 같은 형태로 처리합니다.

자재를 입고받는 부서는 자재 입고 전표만 발생시키고, 송장을 접수받는 부서는 송장 전표만을 발생시킵니다.

이 경우에는 전표의 상대 계정이 정확하게 존재하지 않습니다.

그래서 임의의 조정 계정을 사용하게 되는데 이때 사용하게 되는 계정이 GR / IR 계정입니다.

GR / IR 계정은 임시(조정) 계정으로 재무상태표나 손익계산서에 사용하는 실제 계정 코드는 아닙니다.

임시 계정이므로 재무제표에는 포함되지 않습니다.

GR / IR 계정 코드 설정 시에 별도의 Open Item 체크를 하지 않더라도 GR / IR 계정이 되면 자동으로 미결 계정으로 시스템이 자동적으로 설정을 하게 됩니다.

그러므로 입고 시 대변에 발생하는 GR / IR 금액과 송장 전표의 차변에 발생하는 GR / IR 의 금액은 최종적으로 서로 동일한 금액이 되어서

잔액이 '0' 원이 되고 서로 반제되어야 합니다.

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코코 2020.09.29 16:42

설명 잘하시네요. 더올려주세요

코코 2020.09.29 16:43

그럼 반제라는게. 자재 3000 | AP 3000 AP 3000 | 현금 3000 에서 AP 3000끼리 없어지면서 결국에 자재 3000 | 현금 3000 이렇게 남는걸 의미하나요??

데이비드 2021.06.04 19:21

안녕하세요 그럼 월결산시 GR과 IR 처리 시점 차이로 인해 발생하는 오픈 GRIR 잔액은 매입채무쪽으로 처리되어야 하는건가요.? po발행시GR은 5월 처리 but IR이 6월에 처리되는경우 또는 IR이 5월 처리되고 GR이 6월 처리되는경우처럼요. 외국계기업이다 보니 해외 자회사거래가 많은데 회사 방침상 관계사거래는 vendor 쪽에서 PGI를 하는 동시에 customer측에 자동으로 관계사 ap가 생성되게 시스템 되어 있거든요. GR처리만 된경우에 어찌됐는 GRIR이 CREDIT쪽이라 매입채무가 맞는거 같은데 IR처리만 된경우에는 이것도 매입채무로 간주해야하는건지는 잘모르겠네요

제가 다니고있는 회사에서는 매입쪽에서 처리했었어요

기몽키몽 2022.04.06 11:22

전표 개념 정리


회계처리 방법에 있어 ~ 1. 펜을 들고 일일이 수기로 하는 방법(약칭 “수기장부”라 함. 요즘은 대부분 엑셀로 하고 있지요..)과 2. 컴퓨터 앞에서 회계프로그램을 이용하여 전산으로 하는 방법(약칭 “전산장부”라 함)이 있겠습니다.

여때가지 여러분과 같이 공부했던 내용들은 모두 수기로 하는 방법을 가정한 것들이었습니다.
그렇다면 전산회계프로그램을 이용하게 되면 여태까지 공부한 내용이 어떻게 바뀌는지를 알아야 현재 여러분이 사용하는 전산회계프로그램의 기능들이 개념적으로 여러분 머리속에 살아 숨쉬게 될 것입니다.

다음의 큰 흐름이 있는데, 각 단계별로 수기장부방법과 전산장부방법이 어떻게 적용되는지 보기로 합니닷.


전표기록 -> 전표집계표작성 -> 일계표작성-> 총계정원장작성 -> 시산표작성
전표 개념 정리

1단계 : 전표기록단계


회계상 거래가 세금계산서 등 증빙서류에 의해 확인이 되면, “수기장부”에서는 “전표”라는 종이딱지에 직접 펜으로 분개를 하게 되지만, “전산장부”에서는 세금계산서와 관련이 있는 거래(정확히 말하면 부가세신고와 관련되어 있는 거래)는 “매입매출전표입력”에서, 세금계산서와 관련이 없는 거래는 “일반전표입력”에서 분개를 하게 됩니다.

이하에서는 설명의 편의를 위하여 전산회계프로그램중 제일 유명한 “더존회계프로그램”을 활용하기로 합니다(싸부회계프로그램도 좋아요~^^).

위의 이미지에서 전표입력화면이 일반전표입력과 매입매출전표입력 2가지로 나뉘어 있고, 이중 세금계산서등 부가세신고와 관련이 있는 거래는 매입매출전표입력을 클릭하고, 기타의 거래는 일반전표입력을 클릭합니다.

세금계산서등 부가세신고와 관련이 없는 거래, 예를 들면 신문대금 12,000원을 지출한 경우에 회계프로그램상에서 다음과 같이 자판을 두두리면 전표종이에 펜으로 기록하는 수기장부와 동일한 효과가 있게 되죠.



더 자세히 설명하면, 위의 거래는 “현금지출을 수반하는 거래”이므로 수기장부에서, “출금전표”를 사용하여 대변의 현금계정과목을 따로 기록하지는 않듯이 전산장부에서도 같은 논리가 적용되고 있네요~.

위의 그림에서 “출금”이 보이죠? 이것이 바로 수기장부에서의 “출금전표”를 선택한 것과 같은 기능을 하게 만듭니다.
그 우측에 있는 “도서인쇄비”라는 계정과목은 차변을 의미하는가? 대변을 의미하는가?

당연히 출금전표 [(차변) 도서인쇄비 (대변) 현금]를 의미하므로, 도서인쇄비는 차변의 계정과목을 의미합니다. 그러면 대변의 현금은 전상상 어디에 기록되어 있을까? 위의 그림에서 “출금”으로 입력을 했다는 것이 바로 대변에 현금계정과목을 입력한 것과 동일한 기능을 하는 것이죠.(차변 대변 막 헷갈리세요? 돈나가면 오른쪽(대변)이죠)

이와 같이 출금전표의 특성상 대변의 현금 계정과목은 따로 기록하지 않으므로, 위의 일반전표입력화면을 보면 12,000원을 입력한 화면이 딸랑 1줄임을 알 수있습니다. 만일 대체전표였다면, 차변과 대변을 각각 입력하여야 하므로, 그 다음줄이 한줄 추가 되었겠죠.



세금계산서등 부가세신고와 관련이 있는 거래는 좀 복잡해요~. 여러분의 머리속에 우선 이것 하나는 명확히 구분할 줄 알아야 합니다.

[세무와 회계는 다른 것이다]. 세무는 글자 글대로 - 세금업무- 부가세신고 등 세법에 따른 업무만을 말하는 것이며, 회계는 굉장히 넓은 개념이긴 하지만, 여기서는 “분개”만을 의미하는 것으로 전표 개념 정리 이해하면 되겠어요. 즉, 세무는 “부가세신고업무”, 회계는 “분개업무”를 의미하는 것으로 반드시~반드시~이해하셔야 합니다(강조 100번!!).


위의 [매입매출전표입력]화면에서 “공급가액과 부가세”란은 오로지 “세무업무”를 위하여 세금계산서상 금액을 입력한 것입니다.

이 금액은 부가세신고서에 자동으로 입력되게 프로그램화되어 있으므로, 부가세신고시 별도의 신고서작성업무를 하지 않아도 되는 것이구요.

다음 “회계업무”를 위해서 우측에 있는 “분개”에서, 현금거래는 “현금”, 외상거래는 “외상”, 분개를 하단부분에 직접 하고 싶으면 “혼합”을 택하여 분개를 하면 됩니다.


전표에 기록된 거래를 총계정원장에 바로 전기(posting)하게 되면, 작은 기업은 실수가 별로 없겠지만 거래가 많은 기업의 경우는 오류도 많이 발생할 것이기 때문에, 전표에서 총계정원장으로 바로 전기를 하지 않고, 일단 전표를 각 계정과목별로 따로 모아 정리하는 전표집계를 작성하는 절차가 있을 수 있습니다.

이러한 전표집계표는 전표의 종류에 따라 입금전표집계표, 출금전표집계표, 대체전표집계표로 나뉜고, 이러한 전표집계는 거래의 많고 적음에 따라 매일 하는 경우도 있고, 주간 또는 월간으로 하는 경우도 있을 수 있습니다.

수기장부에서는 전표를 하나하나 보면서 계정과목별로 이러한 전표집계표를 작성하여야 하는 고통이 있지만, 전산장부에서는 이러한 과정이 필요 없겠죠. 왜냐면 컴퓨터가 알아서 이러한 고단한 과정을 자동으로 해주기 때문입니다.

입금/출금/대체의 전표집계표를 매일 작성하여 이를 다시 정리한 표를 “일계표”라 하며, 매주간 하는 경우는 “주계표”, 매월간 하는 경우는 “월계표”라고 합니다. 정리하는 방식은 똑같고, 기간의 차이만 있을 뿐이죠. 일계표를 기준으로 설명을 계속하겠습니다.

일계표는 회사에서 하루동안 회계처리한 모든 거래들이 총정리되어 있는 “요약표”입니다.

이러한 일계표는 하루를 마감하는 성격이 있으므로, 경영자에게 보고할 중요한 보고서라 할 수 있겠습니다.

수기장부에서는 위에서 본 바와 같이 전표집계표을 작성한 후 다시 수기로 일계표를 작성하여야 하나, 전산장부에서는 전표입력만 하면, 다음과 같이 자동으로 일계표가 출력되게 됩니다.


2015년 12월 1일의 위의 일계표를 보고 암호를 해독해보자.

(1) 복리후생비 80,0000원이 [차변]의 [현금]란에 기재되어 있군요
이것은 전표입력시 대체전표가 아니라 “출금전표”를 사용하여 차변에 복리후생비, 대변에 현금을 처리했음을 의미한다.
이 경우 대변의 현금계정은 일계표에 기재하지 않는 것에 주의하세요. 그 이유는 아래의 금일잔고 계산방식을 보면 이해할 수 있을 것입니다.

(2) 금일잔고
[현금]계정의 금일잔고(889,780)는 전일잔고(984,667) + 일계표대변의 금일소계(0) – 일계표차변의 금일소계(94,887)를 계산하여 기록됩니다.

계정과목별로 일계표상의 차변합계금액과 대변합계금액을 총계정원장에 전기(posting)합니다.

위의 일계표상에서 현금 계정과목의 차변금액과 대변금액이 같은날 12월 1일에 총계정원장에 전기된 결과는 다음과 같다.



5단계 : 시산표(試算表, trial balance)의 작성

분개는 항상 차변과 대변에 같은 금액을 기록하는 절차(대차평균의 원리)이므로, 이러한 분개들이 1년내내 수없이 많이 발생한다 하더라도, 모든 계정과목을 한군데 모아놓으면~ 역시 차변총계와 대변총계는 일치하게 되어 있죠.

이와 같이 분개처리 자체와 총계정원장에의 전기가 정확히 이루어져 차변총계와 대변총계가 일치하는 지를 테스트할 필요가 있는데, 이러한 이유로 총계정원장에 있는 모든 계정과목의 차변총계와 대변총계를 한 곳에 모아 정리한 표를 바로 “시산표”라 합니다.

시산표의 양식은 계정과목별로 차변총계와 대변총계만을 보여주는 “합계시산표”와 계정과목의 잔액(차변총계에서 대변총계를 차감한 금액)만을 보여주는 “잔액시산표”, 두가지 모두를 함께 보여주는 “합계잔액시산표”가 있습니다.

합계잔액시산표에는 “모든” 계정과목의 잔액이 나타나 있으므로, 이중에서 자산,부채와 자본 계정의 잔액을 다시 정리하면, 재무상태표가 될 것이고, 수익과 비용 계정의 잔액을 정리하면 손익계산서가 만들어 질 것입니다.

결국 시산표는 1. 분개와 전기의 정확성 테스트목적과 2. 재무상태와 영업성과를 파악하는데 유용한 기능을 제공하고 있는 것이죠.

특히 오늘날과 같이 전산회계프로그램이 발달한 경우는 분개와 전기를 하는데 있어서 오류가 발생할 가능성이 없으므로,
시산표는 결국 회사의 재무상태와 영업성과를 파악하는 도구로 사용되고 있습니다.


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